Firmensitz verlegen – so geht's: Checkliste für GmbH und UG

Beim zuständigen Gewerbeamt am neuen Betriebssitz erfolgt die Ummeldung und von diesem wird das Gewerbeamt am alten Standort über die Verlegung von Amts wegen in Kenntnis gesetzt. Die Ummeldung kostet zwischen 15 und 60 Euro. Erfolgt eine Ummeldung über Gemeinde- oder Landesgrenzen hinaus, ist eine Gewerbeabmeldung wegen Umzugs beim Gewerbeamt des bisherigen Standorts empfohlen. So wird eventueller Fehlzuordnungen vorgebeugt, insbesondere wenn es mehrere ähnliche Betriebe in der Region geben sollte. Die Gewerbeämter sind auf die Information durch den Gewerbetreibenden angewiesen, da sie in der Regel keine Mitteilungen der anderen Behörden und Stellen, insbesondere des zuständigen Finanzamtes und des Handelsregisters erhalten. Der Gewerbetreibende ist zur Abgabe seiner An- oder Ummeldung gesetzlich verpflichtet, was sich aus § 14 Absatz 1 der Gewerbeordnung (§ 14 (1) GewO) ergibt. Sollte der Gewerbetreibende seiner Meldepflicht nicht nachkommen, begeht er eine Ordnungswidrigkeit entsprechend § 146 (2) Nr. 2a GewO, welche mit einem Bußgeld geahndet werden kann. Im Rahmen der Amtshilfe und behördlichen Zusammenarbeit informiert das Gewerbeamt in der Regel andere Behörden, wie beispielsweise Arbeitsagenturen oder zuständige Kammern. Sollte eine Anmeldung bei der örtlichen IHK obligatorisch sein, wird diese automatisch vom Gewerbeamt über die Betriebseröffnung informiert.

Kapitalgesellschaften können unterschiedliche Anschriften für Firmensitz und Betriebsstätte(n) haben. Im Handelsregister ist zwingend eine Geschäftsanschrift einzutragen, unter der gegenüber der Gesellschaft Willenserklärungen abgegeben und Postsendungen zugestellt werden können (Unternehmenssitz). Die Geschäftsanschrift kann von Niederlassungen und auch der Hauptniederlassung abweichen, solange die Zustellvoraussetzungen gegeben sind. Wenn sich die Geschäftsanschrift ändert, ist dies dem Registergericht notariell beglaubigt anzuzeigen. Das zuständige Registergericht ergibt sich aus dem Ort des Gesellschaftssitzes, der mit der Geschäftsanschrift im Gesellschaftervertrag festgelegt wird. Der Sitz der Gesellschaft kann nur durch einen Gesellschafterbeschluss verlegt werden, welcher den Gesellschaftervertrag im entsprechenden Punkt verändert. Diese Veränderung wird ebenfalls notariell beglaubigt und erst mit ihrer Eintragung im Handelsregister des empfangenden Registergerichts wirksam. Die Gebühren für Eintragungen und Änderungen im Handelsregister liegen in der Regel zwischen 30 und 140 Euro und die Notargebühren in Abhängigkeit vom Arbeitsaufwand zwischen 45 und 500 Euro.

Der Umzug muss dem abgebenden (alter Standort) und dem empfangenden (neuer Standort) Finanzamt angezeigt werden. Sämtliche Steuerakten werden vom abgebenden Finanzamt an das empfangende übermittelt. Während die Umsatzsteueridentifikationsnummer sich nicht ändert, wird dem Betrieb vom neuen Finanzamt eine neue Steuernummer mitgeteilt, die mit der Gemeindekennziffer des neuen Betriebsstandorts beginnt.

Die neue Betriebsanschrift muss umgehend den Krankenkassen als Einzugsstellen der Versicherungsbeiträge mitgeteilt werden.

Alle zuständigen Berufsgenossenschaften müssen ebenfalls umgehend über den Standortwechsel informiert werden. Bei Unklarheiten über die Zuständigkeit informiert die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung, Landesverband Nordost, Fregestraße 44, 12161 Berlin, Telefon: 030/8 51 05-52 20, www.dguv.de.

Das Gewerbeamt informiert in der Regel nur die regional zuständige IHK. Sollte durch den Umzug der Betriebsstätte der IHK-Bezirk gewechselt werden, sollte daher eine Mitteilung an beide IHK-Direktionen erfolgen. Hierdurch werden nicht nur Karteileichen bei den Kammern vermieden, sondern auch eventuelle rechtliche Nachteile durch verspätete Information an die bisher zuständige IHK. Auf www.ihk.de lässt sich die zuständige IHK für eine Änderungsmeldung unkompliziert finden.

Zur Vermeidung steuerrechtlicher und anderer juristischer Nachteile sollten alle Steuerberater und Rechtsanwälte, die für den Betrieb tätig sind, umgehend die neue Adresse erhalten.

Nach § 5 (5) der Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung (DEÜV) sind Arbeitgeber verpflichtet, der Bundesagentur für Arbeit (hier dem Betriebsnummern-Service) alle Änderungen der Betriebsdaten mitzuteilen. Wenn eine Zusammenarbeit mit der Arbeitsagentur besteht, beispielsweise für die Arbeitsvermittlung oder Kurzarbeiterregelungen, sollte der zuständige Sachbearbeiter noch einmal separat informiert werden.

Alle Hausbanken und Versicherungen der Firma sollten bereits vor dem Umzug mit konkretem Umzugsdatum über die Änderung der Geschäftsanschrift informiert werden.

Für die geschäftliche Korrespondenz sollte im Kopfbogen auf die Änderung der Anschrift deutlich hingewiesen werden. Wenn sich die Hauptanschrift des Unternehmens bzw. der Sitz in einen anderen Handelsregisterbezirk verlegt hat, müssen auch die Informationen zum Geschäftssitz, Gerichtsstand und die HR-Nummer aktualisiert werden.

Das Impressum der Firmenhomepage muss gemäß § 5 (1) Nr. 1 des Tele-Medien-Gesetzes (TMG) stets auf dem aktuellen Stand sein.

Beim Beitragsservice der öffentlich-rechtlichen Rundfunkanstalten müssen gem. §§ 6 - 8 Rundfunkbeitragsstaatsvertrag (RBStV) die Inbetriebnahme am neuen Standort und die Schließung des alten Standorts angezeigt werden.